2018計畫手冊 高手秘笈2

Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理
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GTD,是「 Getting Things Done 」的縮寫,可以直翻為「讓事情完成」,是由 David Allen 提出的一套非常有系統的時間管理方法,他的經典著作書名直翻為「搞定:無壓工作的藝術」,可以看出這套方法不只可以用來管理時間,更重要的是提出一套讓人生可以順利達成行動,透過行動不斷成長,減輕我們工作與生活壓力的方法。


我在電腦玩物中雖然沒有直接介紹 GTD 方法,但其實我的許多文章裡都包含著 GTD 的精神與技巧,相信有這方面涉獵的朋友一定都看得出來。我也曾經從各種角度用 GTD 概念去管理數位工作,例如「把 Gmail 做 GTD 改造」、「把 Mac 檔案系統做 GTD 改造」。

而最近我去上了張永錫老師的《國際授權GTD研習會》,有來自 David Allen 團隊的專家現場指導,甚至 David Allen 團隊為每種工具制定了各自一本 GTD 設定手冊,其中包含我常用的 Google 系統、 Evernote 系統,兩天的課程下來,對 GTD 的時間管理流程有更深刻具體的體悟,於是也引發了許多新想法。



0. GTD 精神與 Evernote 價值非常契合:

我目前對 GTD 方法的理解是他提出了下面五個時間管理步驟:
  • 「1. 捕捉」:你必須清空大腦,盡可能把引起你注意的事情捕捉下來,放在集中的收集箱,並且盡可能 100% 的收集。
  • 「2. 理清」:對每一件收集的事情進行思考判斷,是不是可以採取行動?還是要放入參考資料庫?她的下一步行動是什麼?他的預期結果是什麼?
  • 「3. 整理」:組織下一步行動清單,按照適合你的方式分類,重點是讓你可以隨時因時制宜,知道現在可以採取什麼行動。
  • 「4. 檢視」:你必須常常查看清單,養成每日每周檢視清單的習慣,完成回顧、清空、更新等動作,定期安排好未來一周或兩周的行動。
  • 「5. 執行」:如此一來你的系統就會值得信賴,你就可以依靠這個系統安心地去執行設定好的任務,並更專注在重要任務上。

我的理解裡 GTD 方法有三大精神:「清空大腦、下一步行動、自我檢視」,這其實也是工作法的核心理念。

清空大腦是說不要讓大腦負擔記住事情的壓力,而且最重要的是大腦根本也記不住,所以需要「收集箱」、「待辦清單」、「參考系統」的外部組合(這也是核心時間管理工具的組合,可參考:幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?),去釋放大腦的壓力,讓大腦專注在他真正擅長的事情:「思考」上面。

1. 如何用 Google 捕捉瑣事、任務、想法與專案?
GTD 的第一原則就是把大腦裡的雜事與想法清空,讓他們統一集中,方便自己後續處理。

而 Google 有兩大工具很適合集中收集要做與想做的事情,那就是 Google Inbox 與 Google Keep ,但是兩個收集箱要怎麼定義彼此的用途呢?我是這樣區隔的:
  • Google Inbox:
  • 收集他人交代的任務(也就是郵件)
  • 收集各種需要做的瑣事(單一行動即可處理完成的任務)
作為一個郵件系統, Google Inbox 天生就是一個很棒的收集箱,其他人要交代我做的事情自然就會經由郵件進入這個收集箱,我只要善用 Inbox 功能好好管理排程即可。

另外 Google Inbox 可以不須郵件「單獨新增提醒」(參考:你沒發現的 Google Inbox 12種智慧型待辦清單這樣用),也就像是待辦清單一樣,可以新增一行文字的待辦任務,但也因為這個特性,不太適合做複雜任務的收集,所以我自己限制 Google Inbox 就是用來收集單一行動即可完成的瑣事
每天這樣自動(別人寄給你)與手動(我自己新增提醒)收集,下班前就可以在 Google Inbox 的收件匣好好管理今天捕捉的任務了。

以定位來看, Google Inbox 對我來說就是一個收集「我必須做」但「單一瑣碎」任務的地方,這也符合郵件工作系統通常的特性。(參考教學:Google Inbox 帶來五個高效能習慣

  • Google Keep:
  • 捕捉想法(想要做的事情,但還不是必須做)
  • 捕捉需要多步驟的任務(也就是專案或是大任務)
而 Google Keep 的便利貼牆可以製作待辦清單便利貼,便利貼還可以用顏色與標籤分類,也是一個不錯的收集箱與管理系統。(參考:Google Keep 筆記任務更強的活用 10 招技巧心法教學

並且我在使用上,利用 Google Keep 可以建立待辦清單、筆記內文字描述的特性,和 Inbox 做出了區隔。因為 Keep 的筆記可以內含待辦清單,這就更適合收集那些需要多個步驟才能完成的大任務,通常可能是大中小專案
至於 Keep 本身可以寫筆記與插入圖片、錄音檔的特性,也適合捕捉想法任務,也就是有些任務是「我自己想要做」,但沒有非做不可的壓力,這時候也適合丟入 Keep 做管理。

另外 Google Keep 在新增筆記時預設是「白色便利貼」,我利用這個特性,將「白色」定義為收集箱,也就是還沒有經過接下來理清與整理的雜事,這樣我每天下班前只要利用搜尋過濾出白色筆記,就可以好好理清今天收集的任務。

2. 如何用 Google 理清與整理下一步行動?


利用 Google Inbox 與 Keep 分別收集了瑣事、想法、任務、專案後,更重要的就是繼續「理清」他們的下一步行動是什麼,開始「整理」出有效的任務清單。
  • Google Inbox :
  • 利用圖釘,幫郵件加入下一步行動的描述
  • 利用標籤分類,把下一步行動分類到各種情境
因為在我的定位中, Google Inbox 收集的大多是辦公室裡的瑣事,所以我在 Google Inbox 中會建立下面的標籤分類,然後把郵件或提醒「移至」分類中:
  • @01下一步行動:相對比較重要的瑣事,需要有空就先執行。
  • @02和主管開會:下次和主管開會與討論時要提出來的事項。
  • @03需要答覆:還需要回信給對方的任務。
  • @04行政瑣事:需要使用公司內ERP處理的行政小任務。
  • @05追蹤:過一段時間要關注看看後續發展的任務。
  • @06有空再說:沒做也沒關係,真的很有時間再看的任務。
這樣做的好處是我可以「統一處理類似的瑣碎任務」,例如我現在有一個小時空檔,今日重要事情也完成了,那我就打開「行政瑣事」,一次把需要用到公司內 ERP 或行政流程的多個瑣事一次處理完,這樣其實最節省時間(如果分散處理就變成要一直開開關關公司系統)。

而當我要優先處理相對重要一點的瑣事時,我都會先打開「下一步行動」,先把重要的處理完成。
  • Google Keep:
  • 在筆記中羅列下一步行動
  • 利用筆記的標籤與顏色分類專案
在我的定位中, Keep 處理需要多步驟的專案,以及處理逐漸成形的想法,所以除了透過筆記持續「理清」更多下一步行動外,我利用 Google Keep 的標籤做下面的分類(每個分類剛好搭配一種筆記顏色)(操作教學:如何活用 Google Keep 進行專案管理、重複記憶練習?):
  • @01新書專案:針對出版工作需要的專案筆記。
  • @02部落格專案:針對部格寫作的文章任務筆記。
  • @03課程專案:針對講座與課程的構想筆記。
  • @04生活專案:針對個人生活的任務筆記。
  • @05參考:不是任務,而是參考資料的內容。
  • @06追蹤:已經完成,但希望未來關注其進展的任務。
  • @07未來專案:只是想做,還不需要真的開始作的任務筆記。
應該也是很清楚,主要和 Inbox 的不同點在於, Inbox 的分類用在處理辦公室各種情境的瑣事,而 Keep 的分類則以「專案角度」為目標,讓我可以透過分類,持續追蹤每個大任務與專案還需要執行的下一步行動

3. 如何用 Google 檢視?

「檢視」在 GTD 中是非常關鍵的一個環節,也就是要回顧自己完成了什麼?未完成的還有什麼?從而可以安排出「未來的正確行動」。

而在上述兩大系統 Google Inbox 與 Google Keep 中如何進行檢視呢?我推薦下面這樣的作法。

在 Inbox 中,可以執行「清空收件夾」這個動作(頻率可以每天或隔幾天,看你的工作型態而定),當已經完成的郵件,或是「已經分類到清單」的郵件,都可以「視為完成」,按下「打勾」將他們全部從收件匣封存,讓收件匣清空,才能繼續有效的收集新的雜事。而要處理任務就是到各個清單去處理即可。


在 Keep 中,我則是把「白色筆記」(也就是未分類的筆記)分類到特定的標籤清單,然後把完成的任務筆記、參考性的非任務筆記、只是要追蹤的任務筆記、未來想做的任務筆記,都按下[封存],讓他們在筆記牆上暫時消失,讓我可以專注在未完成的任務筆記上。(放心,封存不是刪除,這些封存的筆記還是可以在各自清單與搜尋中找到)


保持常常做這樣的檢視,那麼 Inbox 與 Keep 中就會只具備「要做的任務」,成為一個讓我們可以專注在「執行」上的可信任系統了。

4. Google 日曆的定位:最重要的每日清單

熟悉 Google Inbox 與 Google Keep 的朋友看到這裡,可能會問: Inbox 與 Keep 不是可以加上時間提醒嗎?還可以把提醒同步到 Google 日曆。為什麼前面都沒有利用到時間提醒?(關於 Google 日曆的待辦清單新功能請參考:Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒!

我故意把這個功能留到最後,是因為要跟「 Google 日曆」一起講,根據 GTD 的指示,我們應該要把「日曆」當作一個「最神聖的時間管理領域」,意思是一旦排上日曆時間表的進度與任務,就是「我非這個時段完成不可」!

有這個決心,你的日曆才會有用,才不會只是排了一堆時間,結果都做不到。但也因為如此,我們應該克制自己「使用時間提醒」的次數,只有那些真的需要在那個時間執行不可,我絕對確定我今天一定要做的任務,才排入 Google 日曆。

也可以說就是我在「[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則」那屬於「1」的核心任務,或者頂多加上「3」的重要任務。

這時候,我就在 Inbox 與 Keep 中,將某個任務加上特定的時間提醒,並且讓其自動同步到 Google 日曆的「提醒」行事曆中,顯示在日曆上,在那一天我絕對要完成他。
「 Google 日曆」這個最後的時間管理聖域,我將其定位為「有明確執行時間的任務或專案,以及今天最重要的事」,搭配我之前分享過的「進攻型行事曆」專案進度管理方法,Google 日曆就成為我每天最聚焦的核心時間管理清單了。

5. 如何在 Google 系統專注執行?

經過上述的流程, Google 的 GTD 時間管理系統就架構起來了,那麼實際執行時的流程是什麼呢?其實實際執行時剛好順序跟我的教學反過來:
  • 每天早上,優先打開 Google 日曆,查看今日專案進度,執行日曆上的今日最重要任務(來自 Keep 或 Inbox )。
  • 完成「最重要」專案或任務進度後,打開 Google Keep ,看看最重要的幾個專案清單分類裡,有沒有需要執行的下一步行動,繼續推動這些重要專案。
  • 重要專案也處理到一段落後,打開 Google Inbox,接收新任務(郵件),並從清單中依情境處理需要被完成的瑣事。
  • 每天睡覺前,記得「檢視」一遍 Inbox 與 Keep ,安排好明日最重要的任務,封存已經不需要的任務。
這樣每日循環,一個高效率且可信賴的 Google GTD 系統便完成囉!

以上,就是我目前研究後覺得最順暢的 Google GTD 流程,提供給使用 Google 系統的朋友參考,也歡迎大家提供你們的方法。而如果想聽我現場分享更多 Google 如何管理時間、雜事、人生的私房心得的朋友,歡迎來報名我受邀開設的相關課程

 
來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者)
Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理


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